Organizacja eventów stanowi ważny punkt w budżecie marketingowym wielu firm. Profesjonalne imprezy cieszą się coraz większym zainteresowaniem, bo pomagają pozyskać klientów indywidualnych i biznesowych. Ponadto zwiększają rozpoznawalność, budują pozycję eksperta w branży i integrują pracowników. Cel wydarzenia warto dokładnie określić, gdyż umożliwia on ocenę efektywności przeprowadzonych działań. Każda impreza składa się z 3 głównych etapów: planowania, przeprowadzenia i podsumowania. Podpowiadamy, jak efektywnie organizować eventy.
Co zawiera brief i dlaczego jest tak ważny?
Wszystko zaczyna się od briefu, bo trzeba poznać oczekiwania i możliwości finansowe klienta. Zazwyczaj zawiera on takie elementy jak:
- deadline,
- data i godzina imprezy,
- miejsce wydarzenia,
- budżet,
- temat eventu,
- typ wydarzenia - targi, konferencja, dni otwarte, wystawa,
- cel - zwiększenie rozpoznawalności marki, budowanie wizerunku eksperta, integracja pracowników,
- odbiorca, do którego jest adresowana impreza i co można mu zapewnić, aby osiągnąć wyznaczony cel,
- liczba gości,
- atrakcje, które przyniosą realne korzyści uczestnikom i przełożą się na realizację założeń klienta. Np. zatrudnienie stylisty, które pomoże ludziom dobrać ubrania z kolekcji zleceniodawcy,
- patroni medialni.
Jak opracować scenariusz udanego eventu?
W oparciu o brief tworzy się kreatywny scenariusz wydarzenia z uwzględnieniem najnowszych trendów w branży. Oświetlenie, pokazy laserowe, występ muzyczny, spotkanie ze stylistą, bezpłatny makijaż i degustacja to tylko propozycje atrakcji, na które warto zwrócić uwagę. Liczą się nie tylko one, ale też dokładny plan eventu (jego uroczyste rozpoczęcie, spotkanie z ekspertem, obiad i pożegnanie uczestników zwieńczone koncertem).
Kosztorys imprezy sporządza się na podstawie scenariusza wydarzenia
W oparciu o scenariusz imprezy przygotowuje się kosztorys, który przedstawia się klientowi w celu akceptacji. Po jej uzyskaniu należy sporządzić umowę, która jednoznacznie określa zobowiązania obu stron i tym samym je chroni.
Organizacja eventów - wybór podwykonawców i nadzorowanie ich pracy
Organizacja eventów zazwyczaj opiera się na współpracy ze sprawdzonymi podwykonawcami. Z każdym podmiotem zewnętrznym warto zawrzeć osobną umowę, aby zabezpieczyć się na wypadek, gdyby firma nie wywiązała się z podjętych zobowiązań. Działania oddelegowane podwykonawcom wymagają nadzoru ze strony organizatora imprezy.
Jak przeprowadzić udany event?
Realizacja imprez wymaga zachowania otwartego umysłu i szybkiej reakcji na ewentualne przeszkody. Warto mieć zawsze plan B. Np. gdy targi książki odbywają się w plenerze, a gości i wystawców zastanie burza, można przenieść imprezę do pobliskiej biblioteki głównej.
Podsumowanie imprezy - co powinno zawierać?
Podsumowanie imprezy obejmuje nie tylko rozliczenie kosztów w oparciu o faktury i rachunki, ale również sporządzenie krótkiego raportu. Event manager odnosi się w nim do realizacji celu wyznaczonego przez klienta. Może także zamieścić dokumentację w postaci zdjęć z wydarzenia.
Szkolenie dla event managerów, które poprowadzą praktycy
Jeśli chcesz efektywnie planować i przeprowadzać wydarzenia, zapisz się na szkolenie Event manager - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym. W tej branży warto nieustannie podnosić swoje kwalifikacje i szukać nowych rozwiązań. Spotkanie z praktykiem, który od lat przygotowuje imprezy, wspiera rozwój zawodowy.
Profesjonalną ofertę znajdziesz na stronie: https://emtg.pl/event-manager-multimedia-oswietlenie-naglosnienie-wydarzeniu/
Artykuł sponsorowany
Komentarze (8)